RECORDATORIO DE ASAJA SOBRE LOS PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA EMPRESA O EXPLOTACIÓN

Una de las cuestiones por las que en ocasiones más preguntan en el departamento de Administración de ASAJA se refiere a los plazos o el tiempo que debemos conservar en nuestro poder documentación de la empresa o explotación.

Recordamos que en términos generales y según el Código de Comercio (art. 30), los empresarios deben guardar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

Es importante señalar que en caso de que se produzca el cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no se le exime de dicho deber, es decir, que deben conservar la documentación, al igual que si éste hubiese fallecido, ya que la obligación recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir.

Por tanto, desde el último día de cada ejercicio, toda la documentación correspondiente al mismo debe guardarse durante los siguientes seis años, ya sea de tipo contable, fiscal, laboral o mercantil, salvo que otra norma exija un plazo mayor.

Sin embargo, no podemos atender sólo a estos plazos, teniendo que adaptarnos a las distintas obligaciones que puedan surgir como por ejemplo, tendremos que conservar la documentación del inmovilizado hasta que este sea amortizado y/o vendido o también en caso de préstamos, hasta que estos sean devueltos.

Muchas veces se atiende a los plazos de prescripción, sobre todo en materia tributaria, si embargo, desde ASAJA se recomienda que si el plazo de prescripción de cualquier tipo de obligación es inferior al establecido con carácter general, es recomendable seguir manteniendo la documentación al menos hasta llegar a los seis años antes mencionados.

No obstante el área de Administración y asesoramiento fiscal y contable de ASAJA les pueden resolver cualquier duda que les pudiera surgir al respecto, pudiendo contactar en el 950 29 09 56

 

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